Privacyverklaring Mini4Rent.nl

1. Wie is verantwoordelijk?

Mini4Rent.nl is een handelsnaam van CMP IT Solutions, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 83501681. CMP IT Solutions is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via Mini4Rent.nl worden verwerkt.

Vragen over privacy kunnen worden gestuurd naar info@codemyproject.nl. Telefonisch zijn wij bereikbaar via 085 002 4832.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wanneer je een huuraanvraag indient, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• gewenste huurperiode;
• gekozen SD-kaart, overdrachtsmethode en schadeafkoop;
• afleveradres wanneer je voor bezorging kiest;
• informatie die je zelf in het projectveld invult;
• correspondentie over de aanvraag en huurovereenkomst;
• technische gegevens die nodig zijn voor beveiliging, zoals het IP-adres dat tijdelijk voor rate limiting wordt gebruikt.

Bij het ophalen vragen wij je een geldig identiteitsbewijs te tonen om je identiteit te controleren. Wij kopiëren of bewaren een identiteitsbewijs niet standaard. Als dit in een uitzonderlijke situatie aantoonbaar noodzakelijk is, beperken en beveiligen wij de vastgelegde gegevens en schermen wij gegevens af die niet nodig zijn.

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

• het behandelen en bevestigen van huuraanvragen;
• het controleren van beschikbaarheid en plannen van ophalen, bezorgen en retourneren;
• het opstellen en uitvoeren van de huurovereenkomst;
• betalingen, borg, administratie en facturatie;
• contact over service, schade, verlies, klachten of incidenten;
• fraudepreventie en beveiliging van het aanvraagformulier;
• het nakomen van wettelijke verplichtingen.

4. Op welke grondslagen?

Wij verwerken gegevens omdat dit nodig is om op jouw verzoek stappen te zetten vóór het sluiten van een overeenkomst en om de huurovereenkomst uit te voeren. Voor administratie en fiscale bewaarplichten verwerken wij gegevens om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Voor beveiliging, fraudepreventie en het behandelen van geschillen kunnen wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang. Wanneer toestemming wettelijk vereist is, vragen wij deze vooraf.

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen persoonsgegevens niet. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening of wanneer de wet dit vereist. Daarbij kunnen wij gebruikmaken van:

• Brevo voor het verzenden van de interne aanvraagmail en de ontvangstbevestiging;
• Microsoft Azure of een andere door ons gebruikte hostingprovider voor het beschikbaar stellen en beveiligen van de website;
• boekhoudkundige, betaal- of juridische dienstverleners wanneer dit voor de overeenkomst, administratie of een geschil noodzakelijk is;
• politie, justitie, toezichthouders of andere bevoegde instanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Met dienstverleners die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij waar nodig afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

6. E-mail en ontvangstbevestigingen

Na het indienen van een aanvraag sturen wij de gegevens naar Mini4Rent.nl en proberen wij een ontvangstbevestiging naar het opgegeven e-mailadres te sturen. Deze bevestiging betekent niet dat de reservering definitief is. E-mail wordt via onze e-maildienstverlener verzonden en kan door ontvangende mailproviders technisch worden gecontroleerd of als ongewenste e-mail worden aangemerkt.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig:

• aanvragen die niet tot een overeenkomst leiden: in beginsel maximaal zes maanden na de laatste communicatie;
• gegevens die onderdeel zijn van een huurovereenkomst of financiële administratie: zolang als noodzakelijk voor de overeenkomst en de geldende wettelijke, doorgaans fiscale, bewaartermijnen;
• gegevens over schade, klachten of geschillen: zolang als nodig is voor de afhandeling en eventuele wettelijke verjarings- of bewaartermijnen;
• technische gegevens voor rate limiting: tijdelijk, gedurende het ingestelde beveiligingsvenster.

Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is voor een wettelijke verplichting of een lopend geschil.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging en misbruik. De website gebruikt een versleutelde HTTPS-verbinding wanneer deze via het publieke domein wordt bezocht. Toegang tot aanvragen en e-mail is beperkt tot personen die deze voor hun werkzaamheden nodig hebben.

9. Cookies en externe diensten

Mini4Rent.nl gebruikt momenteel geen advertentie- of trackingcookies. Voor de vormgeving worden lettertypen van Google Fonts geladen. Daarbij maakt de browser technisch verbinding met Google en worden onder meer het IP-adres en browsergegevens aan Google doorgegeven. Als wij later analytics, marketingcookies of andere privacygevoelige technieken toevoegen, passen wij deze verklaring aan en vragen wij vooraf toestemming wanneer dat wettelijk verplicht is.

10. Jouw privacyrechten

Je kunt ons verzoeken om:

• inzage in je persoonsgegevens;
• correctie of aanvulling;
• verwijdering;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens, wanneer dit recht van toepassing is;
• bezwaar tegen een verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang;
• intrekking van gegeven toestemming.

Stuur je verzoek naar info@codemyproject.nl. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren. Wij reageren in beginsel binnen één maand.

11. Klacht indienen

Heb je een klacht over de verwerking van je persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op, zodat wij naar een oplossing kunnen zoeken. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze dienstverlening of wetgeving verandert. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen vermelden wij een nieuwe versiedatum.